Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY

Понимая, что время - деньги, большинство компаний стремятся к автоматизации бизнес-процессов, чтобы максимально сократить время простоя и избежать финансовых потерь. Одной из таких технологий является программа сравнения документов от ABBYY, которая позволяет быстро находить различия в многостраничных документах.

Сравнение и поиск различий в документе с помощью программы занимает несколько минут, что значительно быстрее, чем обычное ручное сравнение. Также этот процесс можно интегрировать в уже имеющуюся корпоративную систему, что позволяет сотрудникам продолжать работать с привычными инструментами без дополнительных затрат на обучение.

Программа сравнения документов может обрабатывать практически любые виды документов в различных форматах, таких как договоры, акты, прайс-листы и т.д. При выборе программы стоит обратить внимание на проверенные компании с продолжительным опытом работы и успешными решениями в данной области.

Сравнение документов с использованием автоматизированных программных средств может значительно ускорить процесс и снизить процент ошибок. Многие сотрудники знают, насколько длительным может быть поиск несоответствий между копиями документов. Автоматизация этих процессов позволит сократить время обработки данных, повысить эффективность работы и значительно снизить риск ошибок.

Также эта технология может быть использована для оптимизации бизнес-процессов, что позволит сэкономить время, повысить эффективность работы и избежать финансовых потерь. Если Вы хотите внедрить интеллектуальную систему обработки информации, рекомендуем обратиться к проверенным компаниям с продолжительным опытом работы и успешными решениями в данной области.

Сравнение документов: возможности искусственного интеллекта

В своей работе, офисные сотрудники периодически сталкиваются с необходимостью сравнения документов. В соответствии с исследованием, проведенным ABBYY, 19% сотрудников постоянно выполняют эту задачу, а 40% - время от времени. Чаще всего данная задача возникает у сотрудников отделов договорных отношений, бухгалтерии, финансов, юридических подразделений, персонала, административных работников и секретарей.

Кроме того, необходимость сравнения данных возникает и когда сравнивают различные форматы документов. Результаты исследования показали, что наиболее часто сравниваются:

• Бумажный документ с электронной копией (78%);
• Разные версии документа в текстовом формате (61%);
• Документ MS Office с PDF-файлом (55%);
• Электронный документ со скан-изображением (37%).

Если учесть, что обычный договор может быть нескольких страниц, объем работ может быть весьма значительным. Сверку документов byстрочно вручную требует колоссального количества времени и сосредоточения. Даже самый внимательный сотрудник возможно допустит ошибки, последствия которых могут стать фатальными для бизнеса. Кроме того, сроки обработки документов обычно очень сжаты, что не оставляет возможности на тщательный анализ документов.

Примером того, что могут стоить ошибки при работе с документами, может служить судебное дело, произошедшее в 2013 году с сотрудниками банка. Заемщик самостоятельно изменил условия договора в свою пользу, и, поскольку сотрудники банка невнимательно прочли документ, была подписана некорректная версия. В итоге, заемщик обратился в суд и потребовал компенсации в размере 24 млн. рублей.

Очевидным решением данной проблемы является внедрение автоматизированных систем обработки документов. Такие системы могут решить несколько задач:

• Осуществлять сравнение документов в кратчайшие сроки;
• Повысить качество обработки;
• Ускорить обслуживание клиентов и увеличить лояльность.

Существуют различные технические средства обработки документов, которые могут быть доступны офисным работникам. Одним из таких средств являются встроенные инструменты MS Office, но они могут быть не очень удобны в использовании. В этом случае на помощь приходят технологии искусственного интеллекта, созданные ABBYY.

Инструментальный пакет ScanDifFinder SDK является идеальным решением для сравнения документов. Он основан на технологии оптического распознавания символов (OCR) и мгновенно находит все значимые несоответствия в содержании двух версий документа, будь то договор, акт, обновленный прайс-лист и т.д.

ScanDifFinder SDK позволяет сравнить бумажный документ с цифровой копией или выявить несоответствия между двумя электронными версиями. Технология работает с разнообразными текстовыми и графическими форматами, такими, как: .doc (.docx), .xls (.xlsx), .odt (.ods, .odp), .rtf, .txt, .html, .pdf, .jpg, .png, .gif и .bmp.

ScanDifFinder SDK позволяет находить значимые изменения (удаление, добавление, редактирование текста, числовых данных), игнорирует форматирование и подсвечивает различия между 2 документами на специальной панели. Результаты проверки можно сохранить в MS Word или PDF-формате.

Самое лучшее решение для сотрудников офисов является использование технологии ScanDifFinder SDK. Программа удобна в использовании и не требует специальных знаний для работы с ней. Сравниваемые документы можно загрузить в программу и подождать несколько минут, пока система выполнит необходимые проверки. В конечном счете это значительно упрощает работу и минимизирует количество ошибок.

Новый инструментарий ScanDifFinder SDK от компании ABBYY помогает создателям ПО интегрировать технологии обработки документов в любые информационные системы. Число компаний, использующих эту технологию, постоянно растет. Рассмотрим два примера успешной интеграции ScanDifFinder SDK в бизнес-процессы компаний.

Кейс №1

Компания «Базэл Аэро» входит в состав финансово-промышленной группы «Базовый Элемент» и управляет работой аэропортов Краснодарского края. Юридическая служба компании еженедельно обрабатывает более 80 договоров, проверку которых необходимо проводить вручную. Это отнимает много времени и требует повышенного внимания, так как ошибки в сверке договоров могут вызвать серьезные финансовые риски. Руководство компании решило внедрить в свою систему технологию автоматизированной обработки документов от ABBYY, чтобы оптимизировать процесс сравнения договоров.

ScanDifFinder SDK был интегрирован в систему «1С: Документооборот». Процесс сверки протекает в фоновом режиме. ABBYY ScanDifFinder SDK автоматически распознает скан-копии бумажных договоров, предоставленных контрагентами, и моментально находит несоответствия с текстом согласованной версии. Результат проверки сохраняется в базе данных. Благодаря внедрению ScanDifFinder SDK время, затрачиваемое сотрудниками юридической службы на сверку договоров, значительно сократилось, а риск подписания некорректной версии свелся к минимуму.

Кейс №2

Компания «Логика бизнеса» - один из лидеров в сегменте ECM-решений. Компания совместно с ABBYY приступила к разработке нового продукта «Сравнение документов», основанного на технологии ScanDifFinder SDK. Решение предназначено для автоматической сверки оригиналов и копий договоров, счетов-фактур и других документов во всех комбинациях поддерживаемых текстовых и графических форматов.

Контрагент подписывает документ, переданный ему сотрудником организации. Копию необходимо сверить с оригиналом. Для этого пользователь открывает карточку документа в системе «Логика СЭД» и нажимает кнопку «Сравнить». Открывается окно мастера сравнения с двумя полями, в которые следует загрузить оригинал и копию документа (как правило, это скан-образ). Далее требуется выбрать язык и активировать настройки, например игнорирование изменений пунктуации и т.д. ABBYY ScanDifFinder SDK быстро и точно находит все изменения, сводя к минимуму риск подписания некорректных версий. Технология легко интегрируется в любые СЭД, благодаря чему компании получают удобный инструмент управления корпоративной информацией.

Оба вышеописанных кейса отражают главное преимущество ScanDifFinder SDK: надежность и точность в работе, быстрота обработки документов, а также удобство и простота использования технологии в бизнес-процессах любой компании.

Фото: freepik.com