Виртуальный помощник: что это такое и что может, когда и кому нужен голосовой ассистент?
В настоящее время все больше компаний прибегают к использованию виртуальных бизнес-ассистентов для выполнения рутиных и повторяющихся задач. Речь идет о программных продуктах, которые могут выполнить множество заданий по прописанному сценарию оперативно и безошибочно.
В наших устройствах уже давно поселились голосовые ассистенты, такие как, например, знаменитый Сири. Они устанавливают напоминания, набирают нужные номера и выполняют прочие задачи, запрограммированные пользователем. Самое интересное, что с ними всегда есть, о чем поговорить. Это происходит благодаря тому, что искусственный интеллект, легко поддерживает беседу на любую тему, понимая речь в совершенстве.
Виртуальные ассистенты для бизнеса работают по сходному принципу. Их задача - выполнять рутины, такие как прием и переадресация звонков, информирование клиентов и другие похожие операции. Благодаря их работе, ваши сотрудники смогут иметь больше времени для решения более креативных задач и занятий стратегическими вопросами. Робот-помощник легко способен выполнить очень много повторяющихся заданий, ведь чем больше рутиной и однообразия в действиях, тем проще на основе задач задать алгоритмы, которые программа будет выполнять любой заранее заданное количество раз.
Таким образом, использование виртуальных помощников - большой шаг в автоматизации бизнес-процессов и увеличении продуктивности работников. Вместе с тем, виртуальный помощник может помочь автоматизировать такие задачи, как информирование клиентов, прием и переадресация звонков и многое другое, что существенно облегчит работу в вашей компании.
Стоит отметить, что робот-помощник может взять на себя задачи не только в бухгалтерии, но и в отделе кадров, клиентской поддержки или любом другом отделе, в зависимости от требуемого функционала. Например, программа может проводить быстрое согласование финансовых документов, выставлять счета клиентам в удобной для них форме, рассчитывать зарплаты сотрудников компании, не задействуя время и внимание их коллег.
Голосовое общение или переписка с ботом практически неотличима от деловой беседы с реальным коллегой. Виртуальный секретарь может отправить SMS-напоминание о совещании или сообщить, какой добавочный номер соединит с отделом сбыта. По запросу помощник готов зачитать текст заявления на административный отпуск и отправить образец на почту. Этот "коллега" также не страдает синдромом эмоционального выгорания и не будет ворчать, если вы повторно обратитесь к нему с одним и тем же вопросом.
Стоимость услуг виртуального помощника зависит от множества факторов, включая вид услуги, тип обрабатываемых звонков, использование синтеза или распознавания речи и т.д. Роботы-бухгалтеры с функцией выставления и согласования счетов особенно полезны для компаний с высоким оборотом. Менеджеру по продажам достаточно внести реквизиты клиента и приобретаемых товаров в CRM, чтобы виртуальный счетовод согласовал договор, размер скидки и итоговую сумму со всеми ответственными лицами в компании. Процесс, который мог бы затянуться на пару часов, укладывается в минуты. Довольный клиент, обслуженный в кратчайшие сроки, наверняка вернется в такую компанию снова. За сэкономленное на согласованиях время менеджер по продажам может завести еще несколько сделок в CRM. Еще один плюс — не потеряется ни одна платежка, так как архив платежей и контрактов будет сохранен.
Телефонный робот может беспрерывно обзванивать клиентов и одновременно принимать входящие звонки по нескольким каналам. Голосовые бизнес-помощники спасают, если необходим массовый обзвон абонентов или прием входящих звонков. Если всего несколько лет назад АТС могли только предложить нажать ту или иную цифру для переадресации вызова, то сегодня речевые роботы сами справляются с большинством стандартных вопросов. Например, простейшие образцы озвучивают график работы, условия действующей маркетинговой акции, диктуют адреса ближайших магазинов или пунктов выдачи товара. Если их помощи недостаточно, звонящий может произнести слово «оператор», чтобы соединиться с компетентным сотрудником. Более продвинутые голосовые ассистенты договариваются о времени и месте доставки, записывают на процедуры, пополняют клиентскую базу и т.д.
Важно отметить, что функционал, доверенный виртуальному помощнику, вписывается в специальный сценарий — своеобразную должностную инструкцию, по которой робот будет работать. Добавление и изменение функций выполняется с помощью онлайн-конструктора.
Виртуальный помощник становится все более востребованным решением в самых разных бизнес-секторах, способным автоматизировать функции операторов и упростить работу с клиентами. Наиболее широкое применение виртуальных помощников находит в сфере услуг, таких как банки, сотовые и интернет-провайдеры, которые используют чат-ботов для коммуникации с клиентами.
Благодаря виртуальным помощникам можно значительно снизить затраты на связь и работу операторов, автоматизировав рутинные задачи и повышая эффективность работы. Например, голосовой виртуальный помощник банка может помочь клиенту заказать банковскую карту или проверить баланс на уже существующей карте. А робот-помощник телеком-компании может принимать заявки на изменение тарифов или отвечать на вопросы о причинах технических неполадок.
Одним из основных преимуществ использования виртуальных помощников является возможность сокращения расходов на работу операторов и повышения общей эффективности и скорости работы. Виртуальные помощники используются не только в сфере услуг, но и на станциях автосервиса, в онлайн-школах, ресторанах, салонах красоты, логистических и туристических компаниях.
Однако наибольшую потребность в виртуальных помощниках имеют небольшие и средние предприятия, так как на их операционную структуру часто ложатся разнообразные рутинные задачи, которые могут эффективно автоматизировать их работу, и, следовательно, снизить затраты на персонал. С помощью чат-ботов можно легко и быстро записаться на индивидуальные спортивные тренировки, на консультации к адвокатам, диетологам или психологам.
Использование виртуальных помощников также позволяет организациям получить ценную обратную связь от своих клиентов. В отличие от операторов, искусственный интеллект не имеет субъективности и беспристрастен, а значит, все полученные данные можно использовать для улучшения работы и удовлетворенности клиентов.
Пандемия также ускорила процесс внедрения голосовых роботов в различные сферы бизнеса и увеличила функционал, возлагаемый на них. Системы глубокого обучения и искусственного интеллекта позволяют голосовым помощникам эффективно выполнять разнообразные функции, такие как формирование и подписание платежных документов, опросы, составление отчетов и многое другое.
Благодаря доступности и удобству использования, виртуальные помощники становятся все популярнее. Перед покупкой роботов можно бесплатно протестировать, а интеграция с популярными форматами CRM требует минимальных затрат. Таким образом, использование виртуальных помощников помогает бизнесу снизить затраты и повысить эффективность работы.
Ищете решение для обработки клиентских обращений? Голосовые боты - это главная тенденция в цифровых технологиях. Используйте их для обнаружения и синтеза речи, которая теперь практически не отличается от человеческой. Голосовые помощники также не делают ошибок в именах или контактных данных абонентов и успешно обрабатывают сотни обращений, пополняя базу данных. Как настроить своего голосового помощника, это знает Сергей Маслов, директор департамента маркетинга МТТ - одной из крупнейших телекоммуникационных компаний России.
"Спрос на голосовых бизнес-ассистентов стабильно высок, поэтому разработчики предлагают все новые варианты таких программ. В этом бизнесе пробуют себя как IT-стартапы, так и крупные компании. Робот имеет доступ к клиентской базе, поэтому я бы порекомендовал в числе основных критериев репутацию компании-разработчика", - говорит Маслов. Он также отмечает, что их робот VoiceBox является органичным дополнением к остальным интеллектуальным решениям в сфере ИТ и телефонии, которые предлагает МТТ, предоставляя наиболее выгодные тарифы на входящие и исходящие вызовы. Также VoiceBox гарантирует безопасность и сохранность клиентских данных, что делает его оптимальным решением для бизнеса. VoiceBox также предоставляет множество функциональных возможностей, оптимально подходящих для конкретных отраслей, включая медицинские центры, автодилеров, службы доставки и т.д.
Настройка голосового помощника маркетинговой кампании в личном кабинете занимает не более получаса и происходит через удобный интерфейс. МТТ чутко реагируют на запросы клиентов и внедряют инновации, оптимально подходящие именно для Вашего бизнеса. Пожалуйста, обратите внимание, что данный материал не является публичной офертой.
Фото: freepik.com