Внутренние коммуникации в компании: общий язык для рабочего пространства

Большинство людей, вероятно, сталкивались с проблемами на работе, когда разные отделы или сотрудники не могут действовать согласованно. Это часто связано с неполадками внутри компании и может серьезно подорвать эффективность бизнес-процессов. Как можно решить эти проблемы внутри коллектива и какие инструменты следует применять для этого? Почему создание единого информационного пространства является настолько важным условием для успешной и эффективной деятельности организации? В данной статье мы постараемся разобраться в этих вопросах.

Важность внутренних коммуникаций в организации

Внутрикорпоративные коммуникации - это диалоги между всеми сотрудниками в организации. Руководство многих компаний даже нанимает специалистов по информационному обслуживанию, потому что процесс коммуникации настолько важен.

Коммуникационные взаимодействия необходимы, чтобы установить связь между руководством и исполнителями, обеспечить эффективное взаимодействие между коллегами и обмен данными без потерь времени и информации. Важно, чтобы это было сделано во всех направлениях, не только снизу вверх от сотрудников к руководству, но и наоборот. Это необходимо для создания политики компании, укрепления командного духа и повышения лояльности. Без коммуникационной связи каждый работник находится в своем собственном "информационном пузыре" и не понимает, как его работа связана с целями и задачами компании. Это часто приводит к конфликтам и недопониманию.

Коммуникация внутри компании не менее важна для небольших организаций и стартапов. Даже если это компания из трех-четырех человек, необходимо установить связь между сотрудниками, чтобы каждый знал, что уже сделано, что предстоит сделать и как проходит рабочий процесс. Чтобы в таких случаях установить связь, достаточно общего чата в мессенджере и регулярных совещаний.

Крайне важными являются коммуникации в коллективах, где значительное количество сотрудников работает удаленно или в условиях, которые называют "полевыми". В таких случаях необходимо уделить особое внимание горизонтальным коммуникациям. Каждый сотрудник может поддерживать связь с руководством, но не иметь представления о том, чем заняты коллеги.

Если коммуникационные связи не будут направляться и развиваться, они будут развиваться сами по себе, но не всегда в желательном направлении. Если все вопросы будут решаться у кулера или в частных переписках, если никто не знает, кто отвечает за ту или иную задачу, а обсуждение политики организации начинается с таинственного "по слухам", не стоит рассчитывать на слаженную и эффективную работу. Важно наладить коммуникационные связи, чтобы быть уверенными в эффективной работе коллектива.

Интересный факт - американские эксперты по внутрикорпоративным коммуникациям подсчитали, что лояльность и удовлетворенность работников более чем на 90% связаны с качеством связи внутри компании.

Стратегия формирования единого информационного пространства может помочь повысить лояльность работников через внутренние коммуникации. Хотя внутренний и внешний PR имеют общие черты, эффективные методы компании в общении с внешним миром могут быть неэффективными, когда речь идет о взаимодействии с персоналом.

Следующие задачи могут стать частью стратегии формирования единого информационного пространства:

• Преодоление коммуникативных барьеров, как по вертикали, так и по горизонтали, чтобы можно было достичь взаимопонимания на всех уровнях.
• Получение обратной связи от персонала компании, показав каждому члену, что его мнение имеет значение и сотруднику предоставляются удобные инструменты для предоставления такой информации и быстрой обратной связи.
• Демонстрация готовности руководства к диалогу, а также создание положительного имиджа компании.
• Разъяснение корпоративной политики в области обучения и развития персонала.
• Формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании.

Одна из главных задач корпоративной коммуникации заключается в формировании людей, думающих вслед за компанией. Если такой подход не используется, возможны репутационные проблемы. Бывают критические моменты и конфликтные ситуации в работе любой организации, поэтому очень важно дать сотрудникам возможность обсудить их в узком кругу, не вынося сор из избы. Также важно предоставить руководству возможность обсудить острые моменты с работниками и предоставить им официальную версию событий, чтобы избежать распространения слухов и домыслов.

Так какие же инструменты могут быть использованы для решения всех этих задач?

Информационное обеспечение персонала является ключевым аспектом управления коммуникациями внутри организации. В целях обеспечения эффективных коммуникаций можно использовать различные инструменты, которые можно объединить в несколько типов.

Информационные инструменты направлены на информирование сотрудников о происходящих событиях в компании. Они включают в себя стенды с объявлениями, циркулярами и приказами, корпоративные журналы, газеты, порталы с систематизированной базой знаний и различные внутрикорпоративные рассылки.

Аналитические инструменты позволяют управлению компании понимать, чего хотят исполнители. Они включают формы для внесения рацпредложений и форумы на корпоративном сайте, системы анкетирования сотрудников, мониторинг персонала и многое другое.

Коммуникативные инструменты направлены на личное взаимодействие сотрудников, поскольку обмен рабочей информацией не всегда достаточен для построения крепкого коллектива. Они включают в себя корпоративные мероприятия и соревнования, а также различные тренинги и семинары.

Организационные инструменты используются для обеспечения успешной деятельности компании. Они включают проведение собраний, совещаний, планерок, а также выступления руководства и внедрение корпоративных стандартов.

Эти задачи можно решать по отдельности, но существуют инструменты, которые объединяют все функции коммуникаций внутри организации. Один из примеров таких инструментов - корпоративная социальная сеть.

Корпоративная соцсеть позволяет сотрудникам делиться новостями и проводить эффективную коммуникацию друг с другом. Она содержит групповые и личные чаты, позволяет объединяться по интересам и устраивать совместные мероприятия, а также получать консультации от других сотрудников в режиме реального времени. Кроме того, корпоративная соцсеть способствует личным связям между сотрудниками.

Корпоративные социальные сети становятся все более популярными, так как являются простыми, удобными и гибкими. Они заменяют традиционные корпоративные порталы и сайты, поскольку являются более понятными и знакомыми для пользователей.

Фото: freepik.com